大事な話をメールで済まそうとする人がいます。それもメールをした後、電話もしないのです。ただ、メールの開封確認要求だけは付けているのです。ちょっと待って！そんな対応だとマズイよ！と言いたくなります。そんな話を今日はしてみたいと思います。
日々刻々とIT（＝インフォメーションテクノロジー）は使い易くなっています。本当に便利な世の中になったと思います。便利になると、その便利さに甘えて仕事が「雑」になっている人がいます。その中でも気になるのがメールの使い方です。
何でもかんでもメールをすれば仕事が完了したと思っている人がいます。百歩譲ってこれがまだ社内ならともかく、お客様や関係会社だと意思の疎通が上手くいかず、トラブルになるケースが多々あります。
１．（トラブル：お客様編）
○月×日までに御見積書を提出します
分かりました
・・・メール・・・（変更）
お世話になります。○月×日に御見積書を提出することになっていましたが、少々時間がかかっており、御見積書の提出を○月●日に延期させて頂きたくお願い申し上げます。
見積どうなっているの？今日、提出日だよ
あの、先日、メールをしてまして、ご依頼いただきました御見積書ですが、当社の事情で○月●日に御見積書を提出させて下さいと、提出日の変更のご連絡をさせていただいております
お客様は怒っており、当の本人はメールを見ていないお客様が悪いと思っている。お客様からすれば、何で電話でもいいから直接連絡してくれないんだ！と憤慨している。
そうなんです。お客様だって、色んな事情があるので、メールを見ていないこともあるのです！！
２．（トラブル：協力会社編）
○月▲日までに搬入をお願いします。
分かりました
・・・メール・・・（変更）
○月▲日に搬入を前倒しでお願いします。
今日搬入日ですけど？まだ来ていませんが？
えっ！聞いてませんよ。今日は無理ですよ！
メール見てないの？メールで伝えてるんだから、今日入れてもらわないと困るよ。
無理ですよ。今日は
とまぁ～。こんな事があっても本人は悪気なく、メールを見ていない協力会社の責任だと思っている。本人からすれば、この協力会社とはもう付き合えないと考えている。
協力会社からすれば、そんな大事な事はメールした後、電話の一本でもしてくれてもいいだろう！と言う気持ちで内心は、この人とは仕事したくない。と言う気持ちになっているのです。
メールを中心に仕事している人は、メールを見ない人が悪いと思っているのです。
～こんな社長さんもいました～
メールで社員に対して不満をぶつけてくるのです。
○○君、君の○○な所が悪い。おかしい。直せないのか？直さないとお客様に失礼だ！
と言うような内容をメールで送ってくるのです。
普通なら本人に対して直して欲しい事があれば面と向かって、本人を諭すように注意しなければならないのに、場合によっては本人の意見も聞かないといけないのに、相手の気持ちなんか全く考えていないのです。
本人からすれば？「はぁ？何言っての？」「こんな会社辞めてやる！！」となるのです。
そもそも、最適なメールの使い方は何ですか？と言われたら、今はないと思うんです。仕事の本質を分かっていれば、どんな使い方でもOKだと僕は考えています。
仕事の本質って！何！
会社と言うのは、現状に甘んじる事なく、常に社会貢献する為に改善・発展をしていかなければならないと思うのです。じゃないと会社も生き残る事は難しいのです。
「これからの会社の進むべき道は？」
「今後の新商品のコンセプトは？」
「社内の業務を効率化するにはどうしたらいいの？」
「あのお客様から注文をもらう為にはどうするか？」
「会社の組織をもっと機動的にするにはどうしたらいいか？」etc、、、
常に会社というのは課題があり、その課題を取り組んでいくのに、メールでのやり取りでは限界があるのです。又、テレビ会議でもしかりです。と言うのは、本来、このような課題は面と向かって意見を出し合うことが大事なのです。上手く相手に自分の意見を伝えることが出来なくても身振り手振りで相手が理解してくれる場合があるし、相手が聞いてくれた時にその意見に賛同してくれてるのか、くれていないのか、その場の雰囲気（肌温度）で分かるし、勿論、本人の情熱度も本人の熱気で伝えることが出来るのです。
本来、仕事の本質って、そういう所にあると思うのです。
細かい話ですけど、お客様からもらった注文に関連して「納期」に関する事、「製品仕様」に関する事、「サービス」に関する事や「追加費用」に関する事など、重要な事は、正式にアポイントメントを取って面会したり、会えない場合でも重要な事は早めに連絡しなければと言う意識をもって電話でもいいから本人を捕まえて話さなければなりません。そうする事で未然に問題を回避したり、何時でも直接話すことが大切なのです。お客様からすれば、その行動が安心感をもたらし、あの人に任せておけば大丈夫と思ってくれるのです。
この本質を理解せず、メールだけで何でも仕事を済まそうとすると、信用や信頼どころか、不信感が募るだけなのです。
メールと言うのは、言葉のない暴力です。メールで済まそうとする人は、メールの内容も「雑」に書いている場合が多いのです。メールは普通に書いても冷たく感じられることが多いのです。だから細心の注意をもって必要以上に丁寧に書いてあげるくらいがいいのです。
「はっ！！」と思った方は、あらためて仕事の本質を考えて、メールを使って欲しいのです。
今日はここまでです。最後まで読んでくれてありがとうございます。
今日も一日良い日でありますように。
コメント